El error de aceptar Manuales de Procedimientos como proyectos factibles

Las presentes líneas van enfocadas a corregir uno de los más connotado errores de nuestros institutos universitarios en Venezuela: aceptar como proyecto factible de investigación la confección de un Manual de Procedimientos.
Antes que nada hay que dejar establecido un asunto: los Manuales de Procedimientos son el insumo informativo para la realización de investigaciones que tienen que ver con el Desarrollo Organizacional y todo aquello que implique una cultura hacia la comprensión del cambio organizacional en el ámbito público y/o privado. Jamás su construcción implica el cúmulo de nuevo conocimiento, tan sólo se limita a identificar, clasificar y asignar roles, funciones y procesos en las organizaciones. Su lugar es importante, porque orienta o reorienta las vías de comunicación de las organizaciones y permite su eficiencia y operatividad en razón de la misión y visión que se plantee en un tiempo determinado.
La construcción de un Manual de Procedimientos tiene la misma dificultad que la detección de información a través de entrevistas o cuestionarios, lo importante de esa construcción es la factibilidad de aplicación que tenga el Manual y las respuestas que puedan tener una lectura analítica del efecto o consecuencias de ese Manual sobre la organización y su recurso humano, físico y financiero. En un estudio que aspire desarrollar un Manual en un departamento administrativo, la razón de ser de ese estudio es valorar o evaluar, el impacto de aplicación del mismo, porque su construcción, como Manual, está implícita en la misión y visión de la organización.
En tal sentido, un proyecto cuya propuesta es un Manual de Procedimientos, es un proyecto de carácter especial, el cual es una modalidad de trabajos que llevan a creaciones tangibles, susceptibles de ser utilizadas como soluciones o problemas demostrados, o que respondan a necesidades e intereses de tipo cultural.
Cuando se dice a “soluciones o problemas demostrados”, se hace referencia a la investigación de carácter evaluativo, en donde lo importante no es la propuesta como tal, que debe existir en un rigor metódico que avale el diagnóstico, la factibilidad y la propuesta propiamente dicha, sino su impacto ejecutorio y los efectos que ese impacto genera en el contexto en donde está inmersa la organización.
Ahora bien, el hecho de que lo importante sea el insumo analítico en un estudio en donde el evento asumido sea un “Manual de Procedimientos”, no implica que ese Manual no sea construido con normas metodológicas calificada, tiene que estar bien construido para poder obtener resultados cercanos a la verdad. Para ello se tienen que tener ciertas precauciones a la hora de construir un manual de procedimientos. La manera de alcanzar los objetivos en un Manual es a través de un plan permanente que sirva de guía para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.
El Manual es, en esencia, un documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administración que es probable que se presenten en determinadas circunstancias; son líneas de guía, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la dirección superior según convenga a las condiciones del organismo social. Los Objetivo del Manual han de presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada organización; precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa; proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio; ser instrumento útil para la orientación e información al personal; facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones; y servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
La importancia del Manual está inmersa en representar un recurso técnico para ayudar a la orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Las ventajas del Manual serían: proponer instrucciones escritas, las cuales hagan posible que los administradores piensen a través de sus cursos de acción y predeterminen qué acciones se tomarán bajo diversas circunstancias; proporciona un panorama general de acción para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atención de altos directivos; proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar libremente; diseñar instrucciones escritas que ayuden a asegurar un trato equitativo para todos los empleados; así mismo, valorar instrucciones escritas que generan seguridad de comunicación interna en todos los niveles; en una palabra, el Manual de Procedimientos es fuente de conocimiento inicial, rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.
Un Manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos previstos y mantener los controles indispensables: 1.- Índice; 2.-Introducción; 3.-Objetivos del Manual; 4.-Alcance; 5.-Como usar el manual; 6.-Revisiones y recomendaciones; 7.-Organigrama; y 8.-Declaraciones de Políticas.
El índice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto como referencia. La Introducción, incluye el propósito del documento; los Objetivos, la Misión y Visión de la organización, las cuales deben coincidir con cada una de los roles y funciones de los objetivos de cada puesto de trabajo. En cuanto al alcance, debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el Manual de Procedimientos; es importante que haya una indicación al usuario para utilizar el Manual, y éste a su vez ha de ser flexible para cambios o correcciones. El organigrama representará el esquema funcional que se ha de normar en fases o procedimientos y debe establecerse una declaración final que permita entender la cultura organizacional en la cual está inmerso el contexto de la investigación.
En cuanto a los roles y funciones en los puestos de trabajo se sugiere el siguiente método: 1. Formular una lista de los puestos de trabajo por función operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate; y 2. Discutir la lista de los puestos de trabajo con los responsables de cada función operacional para: Determinar una lista de acciones que realmente se requieran definir; Precisar los límites a que llegarán las acciones; Determinar una prioridad de las acciones para ser desarrolladas; Presentar un borrador de las características, roles y funciones de los puestos de trabajo y discutirlas con los responsables de cada departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva; Aprobación de la declaración de roles y funciones en los puestos de trabajo por la dirección superior; e Integrar al Manual actualización de roles y funciones conforme el contexto lo vaya presentando.
Volviendo a lo metodológico, un Manual es un insumo de información que se materializará como proyecto de estudio cuando sus fases de aplicación y evaluación se hayan cubierto. Es en este sentido que Jacqueline Hurtado de Barrera (2005), expresa que la investigación es sólo una de las tantas vías por medio de las cuales se puede generar conocimiento; algunos conocimientos importantes para la humanidad han sido producto de la casualidad, del ensayo y error, de la imaginación o de la intuición. Por lo tanto una investigación que aspire “crear un Manual de Procedimientos administrativos” para una organización determinada; o el “desarrollo de un libro de texto para un subproyecto de estudio” determinado, son estudios que conducen a algo, pero que no son producto de un proceso de investigación. A este tipo de estudio o de indagación que crea algo se les conoce como Proyectos Especiales.
Los proyectos especiales no deben ser confundidos con los proyectos factibles, ya que éstos, a diferencia de aquellos, implican la creación, diseño o propuesta de algo, pero con base en un proceso investigativo, y es ese proceso el que da el insumo para la construcción de la propuesta. En un proyecto especial el proceso de investigación, para que se dé como tal, amerita las “soluciones o problemas” bajo condición de demostración, es decir, investigación evaluativa; porque dado que su interés primordial es reunir información que tenga función práctica, la única vía para su comprensión es la descripción, análisis, creación y valoración del impacto de la información recolectada en forma de Manual o Texto Instruccional.
Lo que caracteriza al objetivo general de una investigación proyectiva (o Proyecto Factible) y lo diferencia del objetivo de un proyecto especial, es que el primero están claradamente especificados los eventos de estudio…Se entiende que una investigación implica indagar acerca de algo que se desea conocer, y justamente se indaga acerca de los eventos de estudio; cuando los eventos de estudio no están explícitos en el objetivo, el investigador no sabe acerca de qué indagar, qué información recoger, ni cuáles instrumentos utilizar.
Es importante definir qué es evento de estudio; éste indica las características, procesos, hechos o situaciones a estudiar. Otro concepto operativo importante es “unidades de estudio”, el cual viene a ser los seres, grupos, cosas que participan y poseen características del proceso de estudio. Y el “contexto” que es el área geográfica y la cotidianidad bajo la cual está sujeta el objeto de estudio y su impacto.
En cuanto a la investigación evaluativa que sería la sugerente para trabajar con la creación de un Manual de Procedimientos, es de destacarse que su abordaje se da en ocho estadios: 1.- Observación y exploración. La fase inicial de la investigación evaluativa es la observación y exploración del evento a investigar; la observación permite descubrir las situaciones que deben ser modificadas con base a las necesidades; y a través de la exploración se aprecia el comportamiento evolutivo de las unidades de estudio en el contexto de investigación. Palabra clave: Detección de necesidades; 2.-Descripción. Identificadas las necesidades se realiza un proceso de recolección de datos más completo, utilizando instrumentos estructurados, a fin de obtener una descripción precisa. Palabra clave: Elaboración de un diagnóstico; 3.-Análisis de alternativas. Teniendo la descripción precisa del evento de estudio se pasa a la selección de las alternativas que no es más que la discriminación de información según lo amerite el objetivo de investigación, esto delimita y fija su alcance; 4.-Explicación. Este estadio tiene como finalidad identificar los eventos o procesos generadores asociados al evento a modificar, de tal modo que el investigador pueda diseñar la intervención sobre éstos y contar con una mayor probabilidad de que se produzcan cambios en la situación; 5.-Predicción. Partiendo del diagnóstico y de las explicaciones formuladas, el investigador puede visualizar escenarios futuros, tanto de las tendencias probables del evento que desea modificar, como de los aspectos deseables a plantearse como metas; 6.-Planificación. Constituye la etapa de construcción de un Plan de Acción que indique el procedimiento a seguir para la aplicación de una propuesta operativa que impacte sobre las unidades de análisis; 7.-Aplicación de un Programa. Ejecutando la propuesta se hace necesario instrumentar mecanismos de observación y control del evento de estudio, lo cual nos hace apreciar el cambio; y 8.-Evaluación. En la aplicación del programa debe obtenerse un cambio, el cual debe ser evaluado, de modo que los resultados de la evaluación permutan rechequear el proceso y realizar los ajustes pertinentes para comprender el impacto del evento de estudio sobre las unidades de análisis.
En síntesis, los Manuales tienen la misma dificultad de construcción que la detección de información a través de entrevistas o cuestionarios, lo importante de esa construcción es la factibilidad de aplicación que tenga el Manual; un estudio que aspire desarrollar un Manual en un departamento administrativo determinado, tiene como razón de ser de ese estudio, el valorar o evaluar, el impacto de aplicación del mismo, porque su construcción, como Manual, está implícita en la misión y visión de la organización.